Home/Boekhouden, Ondernemen, Online Boekhouden, Software/33% van bedrijven factureert digitaal

33% van bedrijven factureert digitaal

Volgens een recent onderzoek van het Centraal Bureau van Statistiek, blijkt dat in 2012 ongeveer 33% van de bedrijven in Nederland haar facturen digitaal heeft verstuurd. Zonder de groei van 2013 meegerekend, doet één op de 3 bedrijven dus al mee met deze digitale ontwikkeling. De verwachting is dan ook dat in 5 jaar tijd de digitale factuur de papieren versie bijna helemaal heeft vervangen. Dat betekent dat er in de komende jaren een flinke groei zal plaatsvinden en ook de vraag naar de mogelijkheden hiervan zal toenemen.

Goed voorbeeld doet goed volgen

De Nederlandse overheid is kartrekker als het gaat om het implementeren van digitale facturen. Voor dit jaar hebben zij het streven om 80% van de facturen digitaal te versturen en in 2017 moet dat percentage zijn toegenomen tot 100%. Zij willen hiermee het goede voorbeeld geven, wat een versnelde implementatie van digitale facturen tot gevolg kan hebben. Ze zijn in ieder geval goed aan de weg aan timmeren om het gebruik hiervan te stimuleren. De overheid heeft de digitale factuur inmiddels al gelijkgesteld aan de papieren factuur en voor e-facturen worden aan standaarden gewerkt. Naar mijn mening dus erg positieve ontwikkelingen.

Wat is een digitale factuur?

Onder een digitale factuur kunnen 2 soorten facturen worden verstaan. De bekendste en ook de meest gebruikte, is het versturen van een factuur als pdf. De andere digitale factuur, is de e-factuur. Op dit moment wordt daar nog niet veel gebruik van gemaakt, maar het zal zeker de standaard gaan worden voor de toekomst.

1. Factuur versturen als pdf

De pdf-factuur kan in vele opzichten ongeveer als gelijke worden gezien van de papieren factuur. Deze digitale factuur is nagenoeg net zo statisch als de papieren versie, maar biedt wel een aantal voordelen. Het grootste voordeel is natuurlijk dat de factuur niet meer per post hoeft te worden verstuurd. Dit scheelt niet alleen in papierverbruik, maar bovenal in de verzendkosten. Wanneer je een digitale administratie bijhoudt, dan hoef je de factuur bovendien ook niet meer de digitaliseren. Een papieren factuur zou je eerst moeten inscannen (of een foto van maken), voordat je ‘m aan de administratie kan toevoegen. Een pdf kan je meteen koppelen en dus digitaal opslaan, zodat die niet hoeft te worden bewaard in een ordner. De inhoud van de factuur zal echter nog handmatig aan je administratiesoftware moeten worden toegevoegd, mits je geen gebruikmaakt van een OCR-functie. De mogelijkheden om meer uit deze digitale factuur te halen zijn aanwezig, maar een stukje handwerk zal veelal aanwezig blijven.

2. Factuur versturen als e-factuur

De e-factuur is de volgende stap in de digitale ontwikkeling. Deze factuur is namelijk zeer bewerkelijk omdat het in code wordt verstuurd. Dat wil zeggen dat de volledige inhoud van de factuur digitaal wordt overgedragen, waardoor ook het ontvangende systeem de factuur eenvoudig kan overnemen. Een e-factuur zorgt voor een optimale communicatie tussen het administratiesysteem van de verzender en de ontvanger. De factuur wordt niet alleen direct opgeslagen, maar ook de inhoud wordt herkend. In de ideale situatie betekent dit geen handmatige invoer, waardoor bijvoorbeeld ook de OCR-functie niet meer nodig is. De e-factuur biedt erg veel voordelen en ook mogelijkheden voor de toekomst. Het zal echter nog wat meer tijd nodig hebben voordat deze digitale facturen volledig zijn geïntegreerd. Het belooft in ieder geval veel moois.

Conclusie

Voor nu ligt de focus van de meeste vooruitstrevende bedrijven op het digitaal versturen van een factuur middels een pdf. Deze digitale factuur is al een aanzienlijke verbetering ten opzichte van papier. Echter, ontwikkelingen kunnen snel gaan. Als het door een belangrijke partij zoals de overheid goed wordt ingezet, dan kan het zomaar een sneeuwbaleffect teweeg brengen. Zeker bij bedrijven die veel facturen verwerken (zoals handelsbedrijven), valt met de digitalisering veel winst te behalen. Als zij hier het initiatief innemen, dan zal de rest snel volgen. Een digitale factuur in de vorm van een pdf is niet vreemd meer, maar er valt nog veel meer voordeel te behalen! Ik steun het initiatief in ieder geval.

Door | 2017-03-22T11:27:40+00:00 5 maart 2014|Boekhouden, Ondernemen, Online Boekhouden, Software|0 Reacties

About the Author:

In 1993 werkte ik als accountant in mijn eigen administratiekantoor. Ik werkte met een boekhoudprogramma in Microsoft DOS, terwijl ik zelf een voorliefde had voor Apple producten. Het DOS-programma was behoorlijk complex en ik dacht: “Dat moet toch makkelijker kunnen!?” Ik zocht een programmeur en een tijdje later was Informer geboren.