Laatste nieuws

Jaarafsluiting 2009

Alvorens deze wijzigingen door te voeren dient u een back-up te maken van de administratie. U doet dit als volgt:
- Ga naar archief > systeembeheer > systeem-instellingen. Noteer de locatie die in het backup-pad staat, maak dan het veld leeg en klik OK.
- Ga naar archief > systeembeheer > back-up maken. U krijgt nu de melding \"Er is geen backuppad ingesteld. Wilt u zelf een pad opgeven\", kies JA.
- Kies een locatie voor de back-up, geef als naam \"Backup eind 2007.df1\" en klik dan op \"Opslaan\". U krijgt daarna de melding \"Backup is gemaakt\".
- Indien u het backup-pad leeggemaakt had, gaat u terug naar archief > systeembeheer > systeem-instellingen, vult het backup-pad weer in en klikt OK.

Factuurnummering:
Indien u met een factuurnummering werkt waarin een verwijzing naar het jaar is opgenomen zoals bijvoorbeeld 291234 voor 2009 dan kunt dit als volgt instellen.
Ga bovenaan bij boekhouding > diversen > instellingen boekhouding, kies hier het tabblad standaardvelden.
Werkt u met Factuur, Verkoop of Urenregistratie dan kunt u naar Hoofdmenu > Diverse > instellingen.
Hier kunt u het \"laatst gebruikt verkoopfactuurnummer\" aanpassen. Van bijvoorbeeld 291234 kunt u het nummer 2101234 maken, de eerstvolgende factuur krijgt dan nummer 2101235.
Indien u 2010 weer vanaf 2100001 wilt laten tellen zet u hier 2100000 neer.
Zet dit nummer NOOIT naar een lagere waarde zoals bijvoorbeeld 270001 of naar 0001, dit zal onherroepelijke ernstige schade aan de database veroorzaken.

Offertenummering/ordernummering:
Verwijzen uw order/offerte-nummers ook naar het jaar dan kunt u ook deze nummering aanpassen.
Ga hiervoor in de menubalk naar Verkoop > instellingen orders/offerte.
Werkt u met Verkoop of Urenregistratie dan kunt u naar Hoofdmenu > instellingen orders/offerte
Hier kunt u het \"laatst gebruikt ordernummer\" en \"laatst gebruikt offertenummer\" aanpassen.
Van bijvoorbeeld 291234 kunt u het nummer 2101234 maken, de eerstvolgende order of offerte krijgt dan nummer 2101235.
Indien u 2010 weer vanaf 2100001 wilt laten tellen zet u hier 2100000 neer.
Zet dit nummer NOOIT naar een lagere waarde zoals bijvoorbeeld 280001 of naar 0001, dit zal onherroepelijke ernstige schade aan de database veroorzaken.

Projectnummering:
Verwijzen uw projectnummers ook naar het jaar dan kunt u ook deze nummering aanpassen.
Ga hiervoor in de menubalk naar Project > Diversen > instellingen projectadministratie.
Hier kunt u het \"laatst gebruikt projectnummer\" aanpassen.
Van bijvoorbeeld 291234 kunt u het nummer 2101234 maken, het eerstvolgende project krijgt dan nummer 2101235.
Indien u 2010 weer vanaf 2100001 wilt laten tellen zet u hier 2100000 neer.
Zet dit nummer NOOIT naar een lagere waarde zoals bijvoorbeeld 270001 of naar 0001, dit zal onherroepelijke ernstige schade aan de database veroorzaken.

Abonnementsnummering:
Indien uw abonnementsnummer verwijzen naar het jaar van afsluiten moet de nummering hiervan ook worden aangepast.
Ga hiervoor in de menubalk naar Boekhouding > Abonnementregistratie > instellingen.
Indien u abonnementsnummer bijvoorbeeld 09123456 zijn voor abonnement van 2009 kunt u de prefix nu veranderen naar bijvoorbeeld 10.
U kunt hier dan wel kiezen om het volgnummer terug naar 0 te zetten (laatst gebruikt). Het eerste abonnement van 2010 krijgt dan (uitgaande van 8 posities) als nummer 10000001.

Boekjaar afsluiten (ook voor Factuur, Verkoop en Urenregistratie):
In onze boekhoud-software kunt u met 3 boekjaren tergelijk werken. Om in 2010 te kunnen werken moet u dus boekjaar 2007 afsluiten. Dit houdt in dat boekjaar 2007 en alle boekingen hiervan worden verwijderd. Het is verstandig om een back-up te bewaren en deze bijvoorbeeld Backup2007.df1 te noemen.
Ga in de menubalk eerst naar boekhouding > diversen > instellingen boekhouding.
Indien bij het tabblad boekjaar 2010 beschikbaar is dan kunt u het stipje daar na 1 januari naar overzetten en hoeft u onderstaande procedure verder niet te volgen.
Zijn hier alleen de boekjaren 2007, 2008 en 2009 beschikbaar volg dan onderstaande procedure wel verder.
Klanten met Factuur, Verkoop of Urenregistratie kunnen op een andere manier nakijken of zij moeten afsluiten.
Ga hiervoor naar Hoofdmenu > diversen > jaar afsluiten en kijk in de gele balk. Staat hier \"Afsluiten boekjaar 2007\" dan moet het boekjaar worden afgesloten, staat er 2008 of later dan is dit niet nodig.

Database en administratie controleren:
- Ga naar boekhouding > diversen > database-management. (Indien u geen optie boekhouding ziet, kunt u bij hoofdmenu kijken).
- Laat alle instellingen op de standaard staan en klik op OK.
- Na de hele controle ziet u een aantal regels op \"gecontroleerd\" staan, dit is zoals het hoort.
- Draai nu nogmaals Database-management.
- Indien u nog regels ziet staan zoals bijvoorbeeld \"boekstuk 786397 heeft een saldo van 12,34\" dan moet u deze boekstukken eerst corrigeren voordat u het jaar kunt afsluiten.
- Zodra alle boekstukken gecorrigeerd zijn, moet u nogmaals database-management draaien.
- Mochten er andere problemen worden gemeld neem dan contact op met onze helpdesk voor u het jaar gaat afsluiten.

Jaar afsluiten:
- Ga naar boekhouding > diversen > jaar afsluiten.
- Controleer of in de gele balk bovenaan \"afsluiten boekjaar 2007\" staat.
- Bij dagboek voert u uw memoriaal-dagboek in (in overleg met uw Accountant of boekhouder, Informer kan hier geen advies over geven).
- Bij rekening winstsaldo voert u de grootboekrekening in waar u het saldo van de winst- en verliesposten naar wilt afboeken, uw Accountant of boekhouder kan u hier meer over vertellen, wij kunnen hier geen advies over geven.
- Alle andere instellingen kunt op de standaard laten staan en dan op OK drukken.
- Alle vragen die nu voorbij komen moeten met JA, beantwoord worden omdat het jaar anders niet afgesloten kan worden.
- Indien er een melding voorbij komt van databasemanagement en u heeft dat al uitgevoerd (zoals hierboven beschreven) adviseren wij u contact op te nemen met de helpdesk.
- Alle boekstukken e.d. van het jaar 2007 worden nu verwijdert uit de database.
- Aan het eind van de afsluiting krijgt u de melding dat het boekjaar is afgesloten. Boekjaar 2010 is nu automatisch aangemaakt en geactiveerd.
- Indien u later nog boekstukken uit 2007 wilt bekijken zult u de backup moeten openen via Archief > Andere administratie.

Informer.nl