Informer Software: Jaarafsluiting 2010

Het jaar 2010 is ten einde en hier moet ook in de administratie rekening mee worden gehouden. Wij willen u hierbij informeren over het afsluiten van boekjaren en het gereed maken van uw instellingen voor het nieuwe jaar. Om het overzichtelijk te houden hebben wij dit in diverse onderdelen ingedeeld. Het kan zijn dat u bepaalde onderdelen niet gebruikt of dat deze onderdelen niet voor uw pakket beschikbaar zijn, u kunt deze dan gewoon overslaan. Wij gaan er in onderstaande uitleg van uit dat u werkt met Informer versie 9. Om deze wijzigingen door te voeren dient u in te loggen als systeembeheerder.

Alvorens deze wijzigingen door te voeren dient u een back-up te maken van de administratie. U doet dit als volgt:

- Ga naar archief > systeembeheer > systeem-instellingen. Noteer de locatie die in het backup-pad staat, maak dan het veld leeg en klik OK.

- Ga naar archief > systeembeheer > back-up maken. U krijgt nu de melding "Er is geen backuppad ingesteld. Wilt u zelf een pad opgeven", kies JA.

- Kies een locatie voor de back-up, geef als naam "Backup eind 2010.df1" en klik dan op "Opslaan". U krijgt daarna de melding "Backup is gemaakt".

- Indien u het backup-pad leeggemaakt had, gaat u terug naar archief > systeembeheer > systeem-instellingen, vult het backup-pad weer in en klikt OK.

Factuurnummering:

Indien u met een factuurnummering werkt waarin een verwijzing naar het jaar is opgenomen zoals bijvoorbeeld 20101234 voor 2010 dan kunt dit als volgt instellen.

Ga bovenaan bij boekhouding > diversen > instellingen boekhouding, kies hier het tabblad standaardvelden. 

Werkt u met Factuur, Verkoop of Urenregistratie dan kunt u naar Hoofdmenu > Diverse > instellingen.

Hier kunt u het "laatst gebruikt verkoopfactuurnummer" aanpassen. Van bijvoorbeeld 20101234 kunt u het nummer 20111234 maken, de eerstvolgende factuur krijgt dan nummer 2011235.

Indien u 2011 weer vanaf 20110001 wilt laten tellen zet u hier 20110000 neer. 

Zet dit nummer NOOIT naar een lagere waarde zoals bijvoorbeeld 20090001 of naar 0001, dit zal onherroepelijke ernstige schade aan de database veroorzaken.

Offertenummering/ordernummering:

Verwijzen uw order/offerte-nummers ook naar het jaar dan kunt u ook deze nummering aanpassen.Ga hiervoor in de menubalk naar Verkoop > instellingen orders/offerte. 

Werkt u met Verkoop of Urenregistratie dan kunt u naar Hoofdmenu > instellingen orders/offerte hier kunt u het "laatst gebruikt ordernummer" en "laatst gebruikt offertenummer" aanpassen. Van bijvoorbeeld 20101234 kunt u het nummer 20111234 maken, de eerstvolgende order of offerte krijgt dan nummer 20111235. 

Indien u 2011 weer vanaf 20110001 wilt laten tellen zet u hier 20110000 neer. 

Zet dit nummer NOOIT naar een lagere waarde zoals bijvoorbeeld 20100001 of naar 0001, dit zal onherroepelijke ernstige schade aan de database veroorzaken.

Projectnummering:

Verwijzen uw projectnummers ook naar het jaar dan kunt u ook deze nummering aanpassen. Ga hiervoor in de menubalk naar Project > Diversen > instellingen projectadministratie. Hier kunt u het "laatst gebruikt projectnummer" aanpassen. 

Van bijvoorbeeld 20101234 kunt u het nummer 20111234 maken, het eerstvolgende project krijgt dan nummer 20111235.  Indien u 2011 weer vanaf 20110001 wilt laten tellen zet u hier 20110000 neer.  Zet dit nummer NOOIT naar een lagere waarde zoals bijvoorbeeld 20100001 of naar 0001, dit zal onherroepelijke ernstige schade aan de database veroorzaken.

Abonnementsnummering:

Indien uw abonnementsnummer verwijzen naar het jaar van afsluiten moet de nummering hiervan ook worden aangepast. Ga hiervoor in de menubalk naar Boekhouding > Abonnementregistratie > instellingen. Indien u abonnementsnummer bijvoorbeeld 09123456 zijn voor abonnement van 2011 kunt u de prefix nu veranderen naar bijvoorbeeld 11. U kunt hier dan wel kiezen om het volgnummer terug naar 0 te zetten (laatst gebruikt). Het eerste abonnement van 2011 krijgt dan (uitgaande van 8 posities) als nummer 1100000.


Boekjaar afsluiten (ook voor Factuur, Verkoop en Urenregistratie):

In onze boekhoud-software kunt u met 3 boekjaren tergelijk werken. Om in 2011 te kunnen werken moet u dus boekjaar 2008 afsluiten. Dit houdt in dat boekjaar 2008 en alle boekingen hiervan worden verwijderd. Het is verstandig om een back-up te bewaren en deze bijvoorbeeld Backup2008.df1 te noemen. Ga in de menubalk eerst naar boekhouding > diversen > instellingen boekhouding. Indien bij het tabblad boekjaar 2011 beschikbaar is dan kunt u het stipje daar na 1 januari naar overzetten en hoeft u onderstaande procedure verder niet te volgen.  Zijn hier alleen de boekjaren 2008, 2009 en 2010 beschikbaar volg dan onderstaande procedure wel verder. Klanten met Factuur, Verkoop of Urenregistratie kunnen op een andere manier nakijken of zij moeten afsluiten. Ga hiervoor naar Hoofdmenu > diversen > jaar afsluiten en kijk in de gele balk. Staat hier "Afsluiten boekjaar 2008" dan moet het boekjaar worden afgesloten, staat er 2009 of later dan is dit niet nodig.



Database en administratie controleren:

- Ga naar boekhouding > diversen > database-management. (Indien u geen optie boekhouding ziet, kunt u bij hoofdmenu kijken).

- Laat alle instellingen op de standaard staan en klik op OK.

- Na de hele controle ziet u een aantal regels op "gecontroleerd" staan, dit is zoals het hoort.

- Draai nu nogmaals Database-management.

- Indien u nog regels ziet staan zoals bijvoorbeeld "boekstuk 786397 heeft een saldo van 12,34" dan moet u deze boekstukken eerst corrigeren voordat u het jaar kunt afsluiten.

- Zodra alle boekstukken gecorrigeerd zijn, moet u nogmaals database-management draaien.

- Mochten er andere problemen worden gemeld neem dan contact op met onze helpdesk voor u het jaar gaat afsluiten.



Jaar afsluiten:

- Ga naar boekhouding > diversen > jaar afsluiten.

- Controleer of in de gele balk bovenaan "afsluiten boekjaar 2008" staat.

- Bij dagboek voert u uw memoriaal-dagboek in (in overleg met uw Accountant of boekhouder, Informer kan hier geen advies over geven).

- Bij rekening winstsaldo voert u de grootboekrekening in waar u het saldo van de winst- en verliesposten naar wilt afboeken, uw Accountant of boekhouder kan u hier meer over vertellen, wij kunnen hier geen advies over geven.

- Alle andere instellingen kunt op de standaard laten staan en dan op OK drukken.

- Alle vragen die nu voorbij komen moeten met JA, beantwoord worden omdat het jaar anders niet afgesloten kan worden.

- Indien er een melding voorbij komt van databasemanagement en u heeft dat al uitgevoerd (zoals hierboven beschreven) adviseren wij u contact op te nemen met de helpdesk.

- Alle boekstukken e.d. van het jaar 2008 worden nu verwijdert uit de database. 

- Aan het eind van de afsluiting krijgt u de melding dat het boekjaar is afgesloten. Boekjaar 2010 is nu automatisch aangemaakt en geactiveerd.

- Indien u later nog boekstukken uit 2008 wilt bekijken zult u de backup moeten openen via Archief > Andere administratie.