Relaties selecteren en acties uitvoeren

Door zo veel mogelijk gegevens over uw relaties vast te leggen, creëert u een volwaardige database met relaties en contactpersonen. Met behulp van het selectiehulpmiddel van het programma bent u in staat precies die relaties of contactpersonen uit uw database te selecteren die aan uw criteria voldoen en daar acties voor uit te voeren.

Relaties selecteren

Zodra u een criterium in een veld vastlegt en naar een volgend veld gaat, wordt dat criterium toegevoegd aan de lijst U zoekt linksonder in het venster. Wilt u een criterium achteraf toch niet gebruiken, dan dubbelklikt u op het criterium in de lijst waarna het uit de lijst wordt verwijderd. Hierna volgt een toelichting bij alle criteria die u in dit venster kunt vastleggen om relaties en contactpersonen te selecteren.

Criterium

Wat zoekt u?

Relatieniveau

Invoerdatum van en tot

relaties die op een bepaalde datum of tussen bepaalde datums in het programma zijn ingevoerd

Zoekcode (bevat)

relaties met een bepaalde zoekcode
of
relaties met een zoekcode die begint met bepaalde letters en/of cijfers

Firmanaam (bevat)

relaties met een bepaalde naam

of

relaties met een naam die begint met bepaalde letters

Adres (bevat)

relaties die op een bepaald adres zijn gevestigd

of

relaties met een adres dat begint met bepaalde letters

Postcode van en tot

relaties met een bepaalde postcode

of

relaties met postcodes die binnen een bepaald bereik liggen

Plaats (bevat)

relaties uit een bepaalde plaats

of

relaties uit een plaats die begint met bepaalde letters

Land

relaties uit een bepaald land

Horend bij medewerker

relaties die door een bepaalde medewerker worden beheerd

Fase

relaties in een bepaalde fase (zie Fase toevoegen)

Selectie Hoofdgroep

relaties die tot een bepaalde hoofdgroep behoren (zie Selectiegroep en selectie-item toevoegen)

Selectie Subgroep

relaties die tot een bepaalde subgroep behoren (zie Selectiegroep en selectie-item toevoegen)

Actiecode

relaties waarvoor een bepaalde actie eerder is uitgevoerd

Vrij veld

relaties met een bepaald kenmerk dat in een vrij veld is vastgelegd (zie Vrij veld toevoegen)

Contactpersoon-niveau

Achternaam

contactpersonen met een bepaalde achternaam

Geboortedatum van en tot

contactpersonen die op een bepaalde datum of tussen bepaalde datums zijn geboren

Adres (bevat)

contactpersonen die op een bepaald adres zijn gevestigd

of

contactpersonen met een adres dat begint met bepaalde letters

Postcode van en tot

contactpersonen met een bepaalde postcode

of

contactpersonen met postcodes die binnen een bepaald bereik liggen

Plaats (bevat)

contactpersonen uit een bepaalde plaats

of

contactpersonen uit een plaats die begint met bepaalde letters

Titel

contactpersonen met een bepaalde titel

Functie

contactpersonen met een bepaalde functie

Mailsoort

contactpersonen die aan een bepaalde mailing deelnemen (zie Mailing toevoegen)

Selectie Hoofdgroep

contactpersonen die tot een bepaalde hoofdgroep behoren (zie Selectiegroep en selectie-item toevoegen)

Selectie Subgroep

contactpersonen die tot een bepaalde subgroep behoren (zie Selectiegroep en selectie-item toevoegen)

Actiecode

contactpersonen waarvoor een bepaalde actie eerder is uitgevoerd

Vrij veld

contactpersonen met een bepaald kenmerk dat in een vrij veld is vastgelegd (zie Vrij veld toevoegen)

Geen contactpersonen vermelden

alleen relaties en geen contactpersonen

In het programma zijn twee selectiemethodes beschikbaar:

Met de of/of-methode bereikt u een groter resultaat dan met de en/en-methode, omdat de selectiecriteria met de of/of-methode minder streng zijn.

Als u in het venster Zoekresultaat op de knop Print klikt, wordt het Relatie-overzicht met de geselecteerde relaties of contactpersonen samengesteld. Desgewenst drukt u het overzicht af.

Overzicht geselecteerde relaties afdrukken

Door de gewenste relaties of contactpersonen te selecteren en op de knop Print overzicht te klikken, wordt het Relatie-overzicht met de geselecteerde relaties of contactpersonen samengesteld dat u desgewenst kunt afdrukken.

Correspondentie voor relaties maken

Om voor de relaties of contactpersonen in de lijst een document, bijvoorbeeld een brief of fax, samen te stellen, doet u het volgende.

Als u de actie aan een actiecode koppelt, is het bij een volgende selectie van relaties of contactpersonen mogelijk om dezelfde selectie van relaties of contactpersonen te maken door de actiecode als selectiecriterium te kiezen.

Het document wordt standaard opgeslagen in de map …/Informer/ Data/Brieven. Het kan zijn dat een andere locatie is vastgelegd (zie CRM-gegevens vastleggen).

Bestand met namen en e-mailadressen samenstellen

Met de knop Export email kunt u de namen en e-mailadressen van geselecteerde relaties of contactpersonen in een Excel-bestand opslaan en gebruiken voor een mailing via e-mail.